Políticas de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CONSIDERACIONES GENERALES

La empresa GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN se encuentra comprometida con el debido tratamiento de los datos personales que administra en calidad de Responsable, por lo anterior, pone en conocimiento de todos los Titulares de información la presente política de tratamiento de datos personales, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que directa o indirectamente realicen tratamiento de los datos personales que son administrados por la Organización en ejercicio de su objeto social.

Así entonces, se establece la presente Política no solo con el fin de dar cumplimiento a la Ley, sino con el propósito de brindar información clara y suficiente sobre las finalidades para las cuales son tratados los datos personales de los titulares que componen las bases de datos de la organización, incluyendo trabajadores, proveedores, accionistas, clientes en calidad de consumidores, entre otros. De igual manera, se consolida con el fin de dar a conocer el procedimiento implementado por la organización para garantizar el ejercicio del derecho de Hábeas Data y para indicar los lineamientos que garantizan la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento en GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN.

La presente política aplica para todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN en calidad de Responsable, igualmente, en aquellos casos en que operen como Encargada del tratamiento de datos personales.

1. IDENTIFICACIÓNDELRESPONSABLE:

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN., sociedad comercial identificada con NIT900.206.164-1, se constituye como una empresa colombiana, cuyo objeto socialconsiste en prestar servicios de la explotación del negocio de la finca raíz, en todas sus manifestaciones tales como compra y venta, urbanización, parcelaciónde terrenos, construcción de casas, edificios, bodegas y demás inmuebles; constitución y tramite de propiedad horizontal para tales edificaciones, comercialización, administración y construcción de finca raíz por encargo o delegación; importación de bienes para la construcción; contratar con terceros laejecución de toda clase de proyectos y estudios en los ramos de la ingeniería y la arquitectura, presentar propuestas, cotizaciones y licitaciones de orden públicoo privado, desarrollar las labores propias de la consultoría en los correspondientes ramos profesionales.

• ●  DIRECCIÓN FÍSICA: Cra 17 A # 127 A – 80
• ●  PÁGINA WEB: www.campusmapa.com
• ●  TELEFONO: +57 311 276 8995
• ●  CORREO ELECTRÓNICO: administrativo@grupomapa.co
  

  2. OBJETIVO

  La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de la empresa, permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos.

  3. ALCANCE

  Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN., comoresponsable del tratamiento de datos personales.

  La presente política constituye la versión 2024 de la política de tratamiento de datos personales de la empresa, lo anterior, con base en el proceso de actualización de bases de datos que realizó dando cumplimiento a la Circular Externa 003 del 2018.

  4. DEFINICIONES

• ●  Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• ●  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• ●  Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• ●  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• ●  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• ●  Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales.
• ●  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento
• ●  Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los

derechos de otra persona.

• ●  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• ●  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
  

  5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

  En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:

  a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

  b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

  c)Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

  d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

  e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

  f) Principiodeaccesoycirculaciónrestringida:Eltratamientosesujetaalos límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.

  Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el

Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

6. DERECHOSDELOSTITULARES

Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:

1. a)  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable deltratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entreotros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido ono haya sido autorizado;
2. b)  Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, deconformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley;
3. c)  Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
4. d)  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. e)  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsableo Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
6. f)  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. AUTORIZACIÓNDELTITULARDEDATOSPERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal, GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN., recolectará la autorización previa e informada del Titular,la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consultaposterior.

7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. a)  Informaciónrequeridaporunaentidadpúblicaoadministrativaenejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. b)  Datos de naturaleza pública;
3. c)  Casosdeurgenciamédicaosanitaria;
4. d)  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,

   estadísticos o científicos;

8. DEBERES De GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S.COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN

como responsable del tratamiento dedatos personales, cumplirá los siguientes deberes:

1. a)  Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. b)  Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. c)  Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. d)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. e)  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. f)  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. g)  Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
8. h)  Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con

lo previsto en la presente ley.

9. i)  Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las

   condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. j)  Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados

    en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

11. k)  Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar

    el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de

    consultas y reclamos.

12. l)  Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información

    se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya

    presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

14. n)  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. o)  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. FORMACIÓNYEDUCACIÓNENPROTECCIÓNDEDATOSPERSONALES:

En desarrollo del principio de responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales y con el fin de garantizar el cumplimiento de las presentes políticas por parte del recurso humano y contratistas de la organización, GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN desarrolla anualmente jornadas de capacitación y sensibilización en materia de protección de datos personales y seguridad de la información, dejando soporte de su asistencia. Al respecto, se confirma que el contenido de las sesiones de capacitación es actualizadas de manera periódica y pueden ser efectuadas a través de consultores externos expertos en la materia.

10. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 10.1 Tratamiento de datos personales de Trabajadores

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la empresa como de reserva, y soloserán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuandouna Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:

1. a)  Darcumplimientoalasobligacionesqueimponelaleylaboralcolombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes.
2. b)  Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con el Empresa.

c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST).

4. d)  Gestionarlasfuncionesdesarrolladasporlostrabajadores.
5. e)  Ejecutar las diferentes etapas de los procesos disciplinarios de la Empresa y consultar memorandos, llamados de atención o cualquier tipo

   de sanción impuesta a los colaboradores.

6. f)  Contactar a familiares en casos de emergencia.
7. g)  Dar gestión y control a la nómina
8. h)  Controlar el horario de los trabajadores y las horas extra que laboren.
9. i)  Llevar un control de incapacidades, ausentismos, licencias y vacaciones

   de los trabajadores.

10. j)  Llevar un control de las capacitaciones dadas a los trabajadores
11. k)  Almacenar sus datos personales, incluidos los biométricos en su página

    web como soporte de las actividades realizadas.

12. l)  Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa de

    acuerdo a las disposiciones que emita el Gobierno Nacional.

13. m)  Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores.
14. n)  Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual, socios o consorcios y clientes en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación profesional, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de

    seguridad social.

15. o)  Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias

    de viajes, compañías de transportes, hoteles y demás entidades para la

    gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados.

16. p)  Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que

    proporcionen una protección similar a la de Colombia.

17. q)  entrega de la información a terceros encargados de procesos de

    evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en

    el desarrollo de la relación contractual.

18. r)  Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de

    los empleados.

19. s)  Envíodeinformaciónacajasdecompensación,AFP,ARL,aseguradoras

    entre otros.

20. t)  Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por

    empleados activos y no activos, terceros o los mismos colaboradores.

21. u)  Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de

    códigos de conducta.

22. v)  Consultarporobligaciónlegal,antecedentesdelostrabajadoresenlistas

    restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo.

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso deselección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada unode ellos.

A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Talento Humano, Contabilidad y Gerencia con la finalidad de administrar la relación contractual entre el GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN. y el empleado.

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN. trata datos personales sensibles de sustrabajadores como los datos de sus hijos menores de edad con la única finalidadde registrarlos como beneficiarios del sistema seguridad social y parafiscales. Para los efectos de este Tratamiento se recolecta la respectiva autorización queen todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los Datos Personales Sensibles objeto de Tratamiento y la finalidad del mismo.

Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN. para los fines antes mencionados.

Terminada la relación laboral, GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN. procederáa almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados.

10. 2 Tratamiento de datos personales de clientes:

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN. recolecta los datos personales de sus clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la Empresacomo de reserva, y sólo será revelada con la expresa

autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los clientes

de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN. serán:

1. a)  Procesodecontrolyregistrocontabledelasobligacionescontraídascon los clientes.
2. b)  Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.
3. c)  Cumplimientodeobligacionescontractuales,porlocuallainformación podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, abogados, etc.
4. d)  Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias.
5. e)  Transmisióndeinformaciónydatospersonalesenprocesosde auditorías.
6. f)  Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
7. g)  Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa
8. h)  Garantizar la prestación de servicios de la explotación del negocio de la finca raíz, en todas sus manifestaciones tales como compra y venta, urbanización, parcelación de terrenos, construcción de casas, edificios, bodegas y demás inmuebles; constitución y tramite de propiedad horizontal para tales edificaciones, comercialización, administración y construcción de finca raíz por encargo o delegación; importación de bienes para la construcción; contratar con terceros la ejecución de toda clase de proyectos y estudios en los ramos de la ingeniería y la arquitectura, presentar propuestas, cotizaciones y licitaciones de orden público o privado, desarrollar las labores propias de la consultoría en los

   correspondientes ramos profesionales.

9. i)  Garantizar el cumplimiento de los derechos que les corresponden en

   virtud de la Ley 1581 de 2012.

10. j)  Realizar actividades de prospección comercial y marketing.
11. k)  Evaluarelserviciodeatenciónalclienteyrealizarencuestasdesatisfacción.
12. l)  Compartir la información con terceros aliados que colaboran con la

    sociedad, considerando que para el cumplimiento de sus encargos deben acceder en alguna medida a la información, los cuales estarán igualmente sujetos a las obligaciones de confidencialidad, manejo de la información y protección de datos personales a las que está sujeto esta sociedad.

13. m)  Dar trámite a las peticiones, quejas o reclamos establecidas de manera directa por el cliente a través de los canales de atención.
14. n)  Contactar al cliente a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con la relación contractual, invitarlo a capacitaciones o con el portafolio de servicios.
15. o)  Daraconocerlosserviciosdeventaycompradebienesinmuebles,como también el arrendamiento de inmuebles destinados al comercio.

16. p)  Ofrecer la administración de inmuebles con clientes.
17. q)  Ofrecer asesoría integral en la inversión de proyectos y servicios.
18. r)  Gestionar proyectos de infraestructura para clientes.
19. s)  Mantener el contacto comercial con la Empresa, aun después de la

    finalización de la relación contractual.

20. t)  Consultar por obligación legal, antecedentes de los clientes en listas

    restrictivas, listas OFAC, PEPS, Clinton y ONU, en aras de prevenir el lavado de activos y financiación del terrorismo.

10.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores y Contratistas

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN recolecta los datos personales de sus Proveedores y contratistas los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores y Contratistas de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN serán:

1. a)  Gestionar las cuentas de cobro presentadas por los proveedores o los contratistas.
2. b)  Llevaruncontroldelosaportesrealizadosalsistemadeseguridadsocial por parte de los contratistas
3. c)  Llevaracaboevaluacionesyseleccióndeproveedorespotenciales.
4. d)  Cumplimiento de aspectos tributarios y legales con entidades públicas y

   regulatorias

5. e)  Controlypagosporlosbienesyserviciosrecibidos.
6. f)  Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio

   recibidos de los proveedores.

7. g)  Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con

   los proveedores y los contratistas.

8. h)  Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las

   etapas precontractual, contractual y poscontractual.

9. i)  Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean

   otorgadas por los propios proveedores.

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN sólo recaudará de sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los

empleados; es decir, una vez verificado este requisito, GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente suconservación. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor y los contratistas con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstanciaslegales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10.4 Tratamiento de datos personales de accionistas.

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN recolecta los datos personales de sus accionistas los almacena en una base de datos la cual, es calificada por la compañía como de reserva, y que solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas serán:

1. a)  Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad deaccionista.
2. b)  Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la compañía.
3. c)  EmitircertificacionesrelativasalarelacióndelTitularconlasociedad.
4. d)  Darcumplimientoalospreceptosynormatividadestablecidaenel

   Códigode Comercio y demás normatividad aplicable.

5. e)  Convocarlooinvitarloalasdiferentesreunionesdenaturaleza

   societariaa las que deba asistir por su calidad de accionista.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo de existencia de la sociedad, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10.5 Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso:

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN recolecta los datos personales de sus visitantes a través de planillas y encuestas que pueden incluir datos personalessensibles como la temperatura o el estado de salud de terceros lo anterior dandocumplimiento a los protocolos de bioseguridad de la Empresa. Dicha informaciónes almacenada en una base de datos la cual es calificada por la entidad como de reserva, y solo será revelada por la Empresa con la expresa autorización deltitular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN serán:

1. a)  Asegurar el ingreso a las instalaciones del Empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
2. b)  Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
3. c)  Permitirambientesdetrabajoadecuadosparaeldesarrollosegurodelas

   actividades al interior del Empresa.

4. d)  Dar cumplimiento a las obligaciones estipuladas dentro del Sistema de

   Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. e)  Darcumplimientoalosprotocolosdebioseguridadimplementadosporla

   Empresa.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10.6 Tratamiento de datos personales de la Página Web

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN recolecta datos personales de terceros interesados a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con laexpresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en página web de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN serán:

1. a)  Permitir la comunicación con los clientes o terceros mediante la sección de contáctenos.
2. b)  Publicar eventos o noticias de interés del sector inmobiliario y afines.
3. c)  Recepcionarydartrámitealasquejasyreclamosdelosterceros.
4. d)  Fines legales, contables, administrativos, comerciales, promocionales,

   informativos, de mercadeo y ventas.

5. e)  Realizarcampañasdepromoción,marketing,publicidad
6. f)  Dar a conocer el portafolio de servicios de la empresa.
7. g)  Dar a conocer los servicios de proyectos de inmuebles que la empresa está adelantando.
8. h)  Colocar en conocimiento a los clientes o terceros los inmuebles en venta, como también ofrecer la compra de los mismos.
9. i)  Ofrecer el servicio de avalúos inmobiliarios.

j) Ofrecer el servicio de administración de inmuebles.
k) Gestionarproyectosdeinfraestructurayprestarasesoríaintegral.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el pactado con el tercero o usuario a través de un contrato o autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10.7 Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una AutoridadCompetente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN serán:

1. a)  Garantizarlaseguridadenlosambienteslaborales.
2. b)  Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de

   actividades laborales de la compañía.

3. c)  Controlarelingreso,permanenciaysalidadeempleadosycontratistasen

   las instalaciones de la empresa.

Para cumplir con el deber de información que le corresponde a GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la capturade imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10.8 Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes:

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN cuenta con un registro de Prospectos deClientes, cuya información a sido recolectada por parte de Empresa previa autorización expresa del Titular a través de eventos o a través del diligenciamiento de solicitudes de cotizaciones por parte de los mismos. GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN almacena dicha información en una base de datosla cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Prospectos de Clientes de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN serán:

1. a)  Envíodeinvitacionesaeventosprogramadosporlaempresa.
2. b)  Enviar información de proyectos ofertados por la empresa a las personas

   interesadas.

3. c)  Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por la Empresa

   para acceder a un proyecto, convenio o contrato.

4. d)  Realizar actividades de prospección comercial y operaciones de

   marketing.

5. e)  Dar trámite a las consultas, quejas o reclamos presentados por los

   titulares.

6. f)  Para realizar informes de gestión y estadísticas internas.
7. g)  Garantizar el ejercicio de su derecho de Habeas Data (Consultas, quejas

   y reclamos sobre actualización, corrección, supresión o eliminación de datos).

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el pactado con el prospecto a través de una autorización para usar sus datos personales contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.

10.9 Tratamiento de datos personales de los candidatos o aspirantes de procesos de selección:

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN recolecta los datos personales de los candidatos o aspirantes de los procesos de selección adelantados por el Empresa y los almacena en una base de datos la cual es calificada como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando unaAutoridad Competente lo solicite.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los aspirantes de los procesos de selección adelantados por GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN serán:

1. a)  Realización de gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.
2. b)  Envío de comunicaciones programadas por el Empresa para realizar diferentes pruebas de selección.
3. c)  Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección.
4. d)  Verificación de referencias laborales, académicas y personales del aspirante.

e) Adelantarelprocesodevinculaciónengeneraldelpersonalseleccionado. f) Realizar estudios de seguridad y visitas domiciliarias.

Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de un “Banco de Talento”, el cual el Empresa como

Responsable, podrá tratar para actuales y futuros procesos de selección en los que el perfil del aspirante se adecue. Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados durante el procesode selección. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al que el aspirante autorice y al tiempo adicional que se requierade acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesarioel manejo de la información.

10.10 Tratamiento de datos personales contrapartes SAGRILAFT:

Dando cumplimiento a lo establecido en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, la empresa GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN procedió con la implementación del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT). En virtud de lo anterior, gestiona información personal de sus contrapartes (empleados, clientes, proveedores, aprendices, entre otros terceros) con las siguientes finalidades:

1. a)  Adelantarprocedimientosdedebidadiligenciaydebidadiligenciaintensificadade contrapartes (proveedores, copropietarios, arrendatarios y accionistas), así como el monitoreo constante de los mismos.
2. b)  Dar trámite a consultas, quejas y/o reclamos de Hábeas Data presentados por los titulares de la información en calidad de titulares de datos personales.
3. c)  Consultar y recopilar los antecedentes y anotaciones personales sobre las contrapartes de la empresa en diferentes plataformas o fuentes de información y/o listas restrictivas, OFAC, ONU, Clinton, Procuraduría, PEPs, etc., lo anterior a través de una plataforma tecnológica que actuará como intermediario y en calidad de Encargado
4. d)  Transmitir datos personales de identificación a terceros (encargados) con el fin de que los antecedentes o anotaciones sean consultados a través de su plataforma tecnológica o motor de búsqueda.

   En todo caso, la evidencia o soportes de la debida diligencia efectuada por la organización no será conservada por un período superior a DIEZ (10) AÑOS o al tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información del tercero.

11.TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES:

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, se asegurará quela acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda alos requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

De otro lado, cuando GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de losdatos, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

12.DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN no realiza de forma directa el tratamientode datos personales de menores de edad; sin embargo, de forma particular la Empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad desus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la Ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, así como el cumplimiento de la jornada familiar (Ley 1857 de 2017), y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud, la recreación y el derecho a la familia.

En todo caso, GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN recolectará cuando corresponda la respectiva autorización a sus representantes legales para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

13.VIGENCIA DE LOS DATOS PERSONALES CONTENIDOS EN BASES DE DATOS

Los datos personales proporcionados por parte de los titulares específicos anteriormente relacionados en esta Política de Tratamiento de Datos Personales de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN; se conservarán mientras:

1. a)  Se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información.
2. b)  Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de

   conservarlos.

3. c)  Los datos personales proporcionados se conservarán durante un plazo de dos (2)

   años a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular. Esto es, de la intención del titular de continuar recibiendo información, productos o servicios de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN.

d)Los datos personales que reposen en diferentes libros y papeles de la organización en calidad de comerciante, serán conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del ultimo asiento, documento o

comprobante. en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Parágrafo: se excluye del tiempo de conservación de los datos estipulado en el literal C, aquella información que en su contenido estipule un término de superior al indicado, de conformidad con algún mandato legal o por una orden expedida por una autoridad competente.

14. TIPO DE TRATAMIENTO AL QUE SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a lo establecido en los Decretos Reglamentarios que regulan el contenido de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, se informa a los Titulares, que su información, puede ser usada, almacenada y conservada en medios electrónicos como físicos.

El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Lo anterior conlleva controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en todas las áreas de la compañía, tanto en instalaciones propias, centros de cómputo y sitios para el almacenamiento documental.

De conformidad con el principio de transparencia, los Titulares tienen acceso en todo momento (previa solicitud escrita o verbal) a la información almacenada, como también, sus causahabientes que acrediten su calidad, el representante y/o apoderado del Titular, por una autoridad competente y por estipulación a favor de otro o para otro.

Las finalidades o propósitos de su recolección, almacenamiento, uso y disposición se regulan de conformidad con lo estipulado en la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la presente Política

15.DESIGNACIÓN OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES:

En aras de garantizar que las medidas implementadas por la organización para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 sean apropiadas, efectivas y verificables por parte de los Titulares de datos personales o la Superintendencia de Industria y Comercio en el ejercicio de sus funciones, la Alta Dirección de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN designó a una persona que actualmente asume el rol de OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (OPD), el cual se encuentra debidamente reportado en el aplicativo del RNBD.

Dicho OPD será el responsable de supervisar la observancia y cumplimiento del Régimen de protección de datos por parte de los Responsables y Encargados de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN lo anterior con un enfoque basado en el riesgo. De igual manera, será el puente de comunicación con Entidad de control.

En todo caso y con el propósito de que el OPD de la organización cuente con apoyo adecuado en cuanto a recursos financieros, infraestructura y personal, según se necesite, la Alta Dirección de la organización podrá tercerizar el cumplimiento de algunas obligaciones de la normatividad a través de una firma de consultoría externa y experta en la materia.

16.PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOSY PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DELOS TITULARES

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía, Área Administrativa. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: administrativo@grupomapa.co a través de comunicación escrita radicada en la siguiente dirección: Avenida Carrera 9 No. 127C – 60 Oficina 503A de la Ciudad de Bogotá D.C.

16.1 Consultas

Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de GRUPO MAPA INMOBILIARIO S.A.S. – EN REORGANIZACIÓN y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta una vez recibida por la empresa será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.